Negoziazione Eventi

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Benvenuti e complimenti per aver scelto un prodotto Centro Paghe, da sempre sinonimo di professionalita’ e qualita’.

Per accedere a”Negoziazione Eventi” digitare nella barra degli indirizzi di un browser il seguente indirizzo:

presenze.centropaghe.it

Premessa

Solitamente la gestione delle presenze (timbrature-giustificativi) viene effettuata attraverso flussi cartacei che comportano tempi lunghi rendendo le normali attivita’all’interno di un’azienda onerose ed impegnative a scapito della produttivita’. Il prodotto nasce proprio per gestire al meglio queste attivita’.

La Negoziazione Eventi

La Negoziazione Eventi e’ un nuovo Software Gestionale che si integra con il nostro sistema di rilevazione presenza Rileva 2.0,offre agli utenti novita’ tecnologiche e funzionali facendone un prodotto all’avanguardia sul mercato della rilevazione presenze. Un interfaccia semplice ed intuitiva permette ai dipendenti di inserire le proprie richieste di giustificativi e di timbrature. Attraverso le utility presenti nella bacheca si potra’ apprezzare quanto innovativo e dinamico sia questo software. Ad ogni dipendente si potra’ assegnare un particolare iter autorizzativo per le richieste sia di giustificativi sia di timbrture. I resposnsabili,dotati di strumenti adeguati, potranno verificare in tempo reale la situazione dei propri collaboratori,decidere se approvare o rifiutare le richieste pervenute e delegare altri a svolgere tali funzioni in caso di assenza. Delle e-mail automatiche potranno notificare ai resposnsabili le richieste effettuate dai propri collaboratori ed informare successivamente questi ultimi dell’esito del processo.

Vantaggi

L’INNOVATIVO Software, offre numerosi vantaggi di carattere GESTIONALE ECONOMICO ED ORGANIZZATIVO

Gestionale:

I responsabili, dotati di strumenti adeguati gestiranno con efficenza le richieste del personale. I dipendenti, inseriranno autonomamente le richieste di giustificativi/timbrature.

Economico:

Minor impegno dell’ufficio Risorse Umane, linearizzazione dei carichi di lavoro, prezzo fortemente competitivo sul mercato dei software di gestione presenze.

Organizzativo:

Miglioramento dei flussi di gestione presenze/paghe da parte degli addetti dell’Ufficio Risorse Umane.

Gestione Utenti

La GESTIONE UTENTI, e’ lo strumento fondamentale della Negoziazione Eventi poiche’ consente di creare e nominare I PROFILI CHE DOVRANNO ESSERE AMMINISTRATI. E’ una funzionalita’ che potra’ essere usata solo da un utente Amministratore. Per iniziare cliccare sul nome dell’azienda,che compare in alto a destra ,dalla lista scegliere GESTIONE UTENTI, per accedere al menu’:

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Cliccare sul tasto verde “NUOVO PROFILO”:

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Nota

** Nel campo ” NOME PROFILO” si inserisce il nome con cui si intende chiamare il profilo da amministrare, mentre nel campo AZIENDA selezionare il nome dell’azienda**. SALVA:per confermare i dati immessi. ANNULLA: per annullare il tutto.

Terminata l’operazione si visualizza l’area da amministrare ed il nome attribuito. ESEMPIO:dopo aver salvato il profilo Assistenza , otterremo quanto mostrato nell’immagine sottostante:

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Cliccando sull’icona a sinistra del nome Assistenza si puo’ visualizzare l’area creata:

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Nota

Se un utente intende visualizzare le utility in bacheca e’ necessario selezionare le opzioni dovute:

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La scelta delle impostazioni consente ad un amministratore di personalizzare, abilitare o disabilitare le operazioni proprie degli utenti sottoposti. Es.: per autorizzare l’inserimento di timbrature e’ sufficiente aggiungere un flag sull’utility del rilevatore.

Impostazioni Gestione Eventi

Con doppio click sulla dicitura Gestione Eventi si visualizza quanto segue:

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Accetta se almeno un responsabile approva e’ sufficiente l’approvazione di un solo responsabile.

Accetta se tutti approvano con gerarchia e’ necessario che tutti i responsabili approvino secondo gerarchia prestabilita.

Accetta se tutti approvano e’ necessario che tutti i responsabili approvino senza rispettare la gerarchia.

Notifiche accettazione/rifiuto via sms attivazione di notifiche via Sms.

Mail accettazione/rifiuto eventi senza login permette ad un Amministratore di accettare/rifiutare direttamente dalla mail senza dover eseguire il login

Impostazioni Bacheca

Con doppio click sulla dicitura Bacheca si visualizza quanto segue:

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Giustificativi Abilitati si indicano i giustificativi abilitati inserendo il codice breve separato da ;.

Esempio:

inserendo i seguenti codici brevi FE;MA ( rispettivamente ferie e malattia) gli utenti “sottoposti” saranno in grado di richiedere DAL CARTELLINO SINGOLO al proprio amministratore solo i medesimi permessi.

Impostazioni del Rilevatore

Con doppio click sulla dicitura rilevatore si visualizza quanto segue:

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La funzione ip abilitati consente all’amministratore l’inserimento dell’indirizzo tcp/ip per abilitare un p.c. ad effettuare le timbrature.

La funzione Massime timbrature visualizzate consente di stabilire quante notifiche di timbrature possono essere visualizzate sotto la bacheca del rilevatore.

Impostazioni del cartellino Singolo:

Con doppio click su cartellino singolo:

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Aggiungere un flag su nascondi campi per non visualizzare i campi sul cartellino.

Aggiungere un flag su nascondi giustificativi per non visualizzare i giustificativi sul cartellino.

Aggiungere un flag su nascondi timbrature per non vedere le timbrature sul cartellino.

Aggiungere un flag su visualizza contatori per visualizzare i contatori.

Impostazioni cambio delle credenziali:

Con doppio click su cambio credenziali:

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Nota

E’ una funzione specifica dell’ Amministratore che con un flag su nascondi cambio password disabilita gli utenti al cambio della password e aggiungendo un flag su Nascondi cambio utente disabiliata gli utenti al cambio utenza

Impostazione Richiesta Giustificativi.

Con doppio click su richiesta Giustificativi:

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Il flag su giorni d’anticipo permette di stabilire i giorni d’anticipo necessari per poter effettuare una richiesta di giustificativo.

Se un utente e’ presente in un profilo e per necessita’ deve essere associato ad un altro e’ sufficiente togliere la spunta dal gruppo attuale ed aggiungerla al nuovo e successivamente salvare le nuove impostazioni

Creazione del Gestore

Dopo la creazione del profilo e’ necessario assegnare un GESTORE al profilo stesso:

Per creare un GESTORE ci si deve posizionare con il cursore in alto a destra dell’area da amministrare e scegliere fra le tre utility disponibili:

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Sulla prima utility di color rosso “collegamenti” scegliere GESTORE:

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In :SELEZIONA UTENTE ,aggiungere il profilo che amministrera’ l’area di nostro interesse. Inserito il gestore con aggiungi si visualizza:

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Nota

Il nome dell’utente che abbiamo scelto come gestore viene evidenziato sotto la dicitura Chi amministra questo profilo? Quando si inserisce il nome del gestore in “SELEZIONE UTENTE” questo COMPARIRA’ SOLO in presenza di UN PROFILO. Nel caso in cui non fosse presente alcuna scelta per il GESTORE si deve cliccare sul menu’ in alto a destra e dalla LISTA UTENTI selezionare un amministratore:

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Cliccare su crea nuovo e compilare in ogni suo campo:

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Nota

Nel campo “ RUOLO UTENTE” scegliere Amministratore

Importante:spuntare e salvare sempre con un click sull’icona a destra:

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i dipendenti che dovranno essere amministrati saranno visibili cliccando sulle cartelle a sinistra:

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Creazione Gruppo Utenti

In GESTIONE UTENTI, scegliere l’area di nostra preferenza e posizionarsi con il mouse in alto della schermata. Scegliere la prima utility di color rosso, visualizzare le due opzioni: GESTORE-GRUPPO UTENTI selezionare gruppo utenti:

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Nota

In seleziona ruolo si trovano tre opzioni APPROVATORE,VISUALIZZATORE,DIPENDENTE, scegliere dipendente considerando che si sta creando una lista di utenti dipendenti che dovranno essere gestiti da un utente amministratore.

Cliccare su aggiungi:

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Selezionando l’utility crea utenti riportata a destra della videata verra’ creata una lista di utenti che sara’ gestita dall’amministratore dell’area di interesse.

La Bacheca Della Negoziazione Eventi

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Con un click sulla prima utility con il segno piu’ verde:

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e’ possibile consultare l’esito della richiesta “negoziazione”, sia in caso di accettazione che di rifiuto. ESEMPIO: 2 utenti; uno “Demo utente” e l’altro “Demo amministratore” , demo utente richiede un giorno di ferie a demo amministratore:

Entrando nel sito con le credenziali di demo amministratore si visualizza:

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Entrando con le credenziali di Demo Utente si visualizza:

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Nota

tutte le notifiche della negoziazione possono essere cancellate sia in un profilo di amministratore,sia in un profilo di utente normale, e’ sufficiente posizionarsi con il cursore sulla cronologia della bacheca/notifica e con un click sulla “X” verra’ eliminata. Solo le ultime 20 notifiche vengono memorizzate e visualizzate.

Con un click sulla seconda utility “TIMBRATORE”:

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Si puo’ accedere al timbratore:

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L’orologio e’ sincronizzato con il P.C., i due pulsanti ENTRA ed ESCI permettono di registrare l’ora d’entrata ed uscita. Nella parte superiore della schermata si presentano 2 record:

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Nota

**I due record si visualizzano entrando con un profilo da amministratore, mentre con un profilo dipendente non compaiono.
Il campo badge nell’anagrafica di rileva deve essere obbligatoriamente compilato.

La visualizzazione delle timbrature nel cartellino puo’ essere impostata da GESTIONE UTENTI alla voce “rilevatore”:

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aggiungendo un flag in “massime timbrature visualizzate” ne limiteremo la visualizzazione scegliendo il numero delle timbrature che si desidera visualizzare

Il Cartellino Singolo

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Per l’utilizzo dell’utility del cartellino viene richiesta la selezione dei profili.

Il cartellino permette gli inserimenti di: richieste di giustificativi

richieste di timbrature variazioni di entrambe

analisi della gestione presenze

il tutto agevolato da una rappresentazione grafica colorata del periodo esaminato.

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La struttura del cartellino ricorda quella di un foglio di calcolo. In alto si trova il nome dell’utente selezionato ed appena sopra la periodizzazione ed il pulsante carica.

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La scelta del periodo puo’ essere me/settimanale/giornaliero e cliccando su carica vengono mostrati i dati selezionati.

Il cartellino e’ diviso in piu’ colonne:

Colonne bianche: e’ la parte dinamica dedicata alle timbrature presenti.

Colonne verdi: qui l’utente inserisce le richieste di giustificativi/causali (ferie, permessi etc.).

Es.: una richiesta di ferie al proprioi responsabile e si ottiene posizionandosi con il cursore sul giorno/i dovuto/i e con il tasto destro del mouse selezionare ‘RICHIESTA IUSTIFICATIVO’

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Ultimata la compilazione cliccare sul tasto verde INSERISCI GIUSTIFICATIVO. La richiesta comparira’ come nota sul giorno/i selezionato/i e verra’ notificata ad un responsabile con una mail.

Nota

In caso di indirizzi errati non vi sara’ alcuna notifica

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Nota

E’ possibile richiedere Giustificativi di modalita’ diverse: a giornata intera, durata o dalle/alle.

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Colonne gialle: I valori riportati esprimono il risultato dei calcoli effettuati (ore lavorate, starordinario etc.) partendo dalle timbrature e dalle causali precaricate.

Nel cartellino singolo e’ possibile visualizzare i contatori, questa opzione e’ impostabile da GESTIONE UTENTI.

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Dal cartellino e’ possibile richiedere timbrature posizionandosi su una cella del giorno interessato.

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Compilare tutta la schermata proposta:

VERSO: Entrata/Uscita TIMBRATA: data/ora della timbratura richiesta NOTE: aggiungere una nota RESPONSABILE: selezionare il resposabile a cui inviare la richiesta

Il Cartellino Avanzato

Il cartellino avanzato propone una visualizzazione in orizzontale del cartellino stesso; vi e’ la possibilita’ di visualizzare piu’ dipendenti su un’unica videata e nel contempo osservare i turni, gli orari ed i giustificativi presenti con la possibilita’ di ulteriori inserimenti. Per accedere al cartellino avanzato si clicca su bacheca e sull’utility indicata:

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Per visualizzare la struttura del cartellino avanzato si devono impostare le opzioni desiderate con Impostazioni del cartellino avanzato:

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Selezionare il profilo che si intende impostare.

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Terminata l’operazione e dopo aver premuto carica:

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Con Aggiungi Riga si hanno 2 opzioni “quadratini”

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Nel “quadratino” a sinistra si possono selezionare turni, campi, giustificativi, timbrature e contatori

In trascina qui portare manualmente il quadratino giornaliero

Esempio: per impostare turni e giustificativi cliccare sul piu’:

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Dall’elenco dei campi e dei giustificativi e’ sufficiente selezionare e trascinare da sinistra a destra cio’ che interessa ,fare un click su OK ed un’altro sul tasto verde salva modifiche

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Per selezionare piu’ campi/giustificativi si puo’ usare la freccetta verde che consente selezioni multiple sulla sinistra per poi trascinarle sulla destra; la freccetta rossa al contrario deseleziona tutto.

Per visualizzare contemporaneamente anche i turni si clicca su aggiungi riga

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Con la stessa logica usata precedentemente si impostano i turni!

Nota

Per evitare errori di visualizzazione nel cartellino avanzato ricordarsi sempre di aggiungere un flag su ** Unisci righe in stampa e visualizza gruppo in linea

L’Ordinamento Del Cartellino Avanzato

L’ordinamento dei dipendenti è una funzione che permette di visualizzare i dipendenti secondo l’ordine voluto. Per poter usufruire di tale opportunita’ da bacheca cliccare:

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Dopo aver selezionato il profilo, il gruppo, ed aver eseguito il caricamento, sul riquadro di sinistra si trova l’elenco dei dipendenti; per ordinarli in maniera diversa si possono trascinare e disporre nel riquadro di destra; premere il tasto Salva per consolidare le modifiche.

La Gestione Ip a livello di Singolo Utente

Un amministratore di profilo puo’ gestire o decidere da quali e da quante postazioni un utente puo’ richiedere timbrature; e’ sufficiente assegnare ad un utente un indirizzo ip che imporrà di timbrare solo da quella postazione. La gestione degli ip puo’ avvenire sia a livello di gruppi che di singolo utente. Dalla bacheca della Negoziazione cliccare su questa icona:

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selezionare il profilo, il dipendente e carica:

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Inserire l’ip che identifica solo quella postazione

Nota

Per ogni singolo utente e’ possibile associare “N” indirizzi ip

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Cambio Credenziali

Dalla bacheca selezionare l’icona:

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Primo riquadro:

Destinatario della modifica, un amministratore di profilo puo’ selezionare chi sara’ il destinatario delle modiche

Secondo riquadro

cambio password un amministratore puo’ autorizzare il cambio password agli utenti che amministra

Con la scelta “oppure” nel riquadro del “destinatario della modifica” l’amministratore avra’ puo’ cambiare password all’utente senza dover inserire il campo “password attuale”

Terzo riquadro

Cambia Nome Utente un amministratore puo’ cambiare il nome dell’utente amministrato.